Ende der Papierflut

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Die Geschäftsführung der Bäckerei Lechtermann Pollmeier machte die Pflicht zur Kür. Um die hohen Anforderungen des Finanzamtes zu erfüllen, investierte das Unternehmen mit 38 Fachgeschäften und rund 500 Mitarbeitenden in eine intelligente neue Kassenlösung. Investitionssumme: mehr als 100.000 Euro. „Wir haben in dieser Höhe zum Nulltarif einen Kredit von der NRW.BANK bekommen, der uns den Einsatz der modernen Technik ermöglicht hat“, sagt Stefan Lechtermann, einer der drei Geschäftsführer des Unternehmens mit Hauptsitz in Bielefeld. Der Kreditantrag lief über die Hausbank. Das Geld kommt aus dem Topf des Programms NRW.BANK.Digitalisierung und Innovation.

Daten in der Cloud

Mit der neuen Kassenlösung schaffte der Filialbetrieb in Sachen Digitalisierung einen riesigen Schritt nach vorn. Die Bäckerei konnte ihren Kassen-Server abschalten, die Daten liegen heute in der Cloud. „Dort sind sie sicherer aufgehoben als bei uns in der Zentrale“, sagt Lechtermann. Das Unternehmen will in etwa einem Jahr selbst keinen einzigen Server mehr im Haus haben. „Bis dahin soll auch die Personalbuchhaltung extern in der Cloud gespeichert sein“, meint Lechtermann.

Elektronischer Bon

Die digitale Kassenlösung bietet darüber hinaus weitere entscheidende Vorteile für die Bäckerei. Als Folge der Bonpflicht, die 2020 eingeführt wurde, musste die Bäckerei dreißigmal mehr dieser Belege ausdrucken als in den Vorjahren. Mit dem neuen System kann die Papierflut deutlich reduziert werden. Hintergrund: Viele Verbraucherinnen und Verbraucher wollen eigentlich gar keinen Ausdruck in ihrem Geldbeutel haben. Deshalb enden zahlreiche Thermopapier-Bons im Müll. Die moderne Kassensoftware ist in der Lage, für solche Fälle automatisch elektronische Belege zu generieren. Dazu erscheint in einem Display für einige Sekunden ein QR-Code. Die Kundinnen und Kunden der Bäckerei können diesen Code abfotografieren und erhalten so bei Bedarf und ersatzweise einen elektronischen Bon. Der Papierbon wird nur auf Wunsch ausgedruckt.

Prepaid-Kundenkarte

Weiteres Plus: Die Bäckerei ist mit der Kassenlösung in der Lage, eine Prepaid-Kundenkarte anzubieten. Die Kundinnen und Kunden sammeln zum einen damit Punkte beim Einkauf. Zum anderen können sie diese mit einem Geldbetrag ihrer Wahl aufladen. „Die Kassensoftware liefert uns aus den Daten der Kundenkarten die notwendigen Informationen, um nachfrageorientiert Angebote zu entwickeln“, so Lechtermann.

Schnelle Zusage

Das sind nur drei Beispiele dafür, welche Vorteile die Digitalisierung der Bäckerei gebracht hat. Die NRW.BANK unterstützte den Betrieb daher bei der Finanzierung. „Wir reichten im ersten Schritt der Hausbank eine Beschreibung unseres Vorhabens ein und stellten damit dar, dass wir die Voraussetzung für eine Förderung erfüllen. Die Kreditzusage kam innerhalb von wenigen Tagen. Das lief reibungslos“, erinnert sich Lechtermann.

Das ist die Regel. Die NRW.BANK erwartet für eine Förderung aus dem Programm NRW.BANK.Digitalisierung und Innovation zumeist nur eine kurze Darstellung des geplanten Projektes. „Uns ist es wichtig, dass die mit der Digitalisierung erzielten Fortschritte erläutert werden. Wir benötigen aber zum Beispiel keine Kostenvoranschläge. Auch müssen keine Rechnungen eingereicht werden, wenn die Maßnahme realisiert ist“, erklärt Dirk Bremer, Experte im Förderprogrammgeschäft der NRW.BANK. Das Programm NRW.BANK.Digitalisierung und Innovation ist bewusst so konzipiert, dass Unternehmen mit einem schlanken und unbürokratischen Verfahren zu sehr günstigen Konditionen unterstützt werden können.